System WMS — czym jest system magazynowy i do czego służy?

• Co to jest system WMS?
• Do czego służy system magazynowy WMS?
• Rodzaje systemów zarządzania magazynem
• Automatyzacja magazynu za pomocą WMS
• Jak działa system WMS?
• System WMS: wady i zalety
• Popularne programy WMS w Polsce
• Najczęściej zadawane pytania na temat „System WMS”
• Podsumowując

Z punktu widzenia zarządzania, magazyn to nie pomieszczenie, ale proces pozwalający na racjonalne wykorzystanie zasobów. W kwestiach rozmieszczenia, selekcji i rozładunku towarów, czynnik ludzki prowadzi do błędów, dlatego automatyzacja jest bardzo obiecującym kierunkiem.

Rynek logistyki magazynowej w Polsce jest bardzo konkurencyjną niszą. Firmy walczą o klientów, starając się minimalizować ryzyko i maksymalizować jakość świadczonych usług. Specjalistyczne teksty mówią o potrzebie automatyzacji magazynów. Na rynku europejskim opracowywane są produkty, które sprawiają, że obsługa jest prostsza, bardziej funkcjonalna i szybsza. Jednym z takich rozwiązań jest system WMS.

Co to jest system WMS?

WMS (Warehouse Management System) to system zarządzania magazynem. Pomaga on zautomatyzować wszystkie procesy w magazynie. Mówiąc najprościej, definicja systemu WMS jest następująca: oprogramowanie, które pozwala kontrolować wszystkie operacje magazynowe — od momentu, gdy towar właśnie dotarł na magazyn, aż do momentu wyjazdu.

Wdrożenie systemu WMS jest istotne dla operatorów magazynów, którzy wysyłają co najmniej 20-30 ładunków dziennie. Dlatego rozwiązanie jest niezbędne zarówno dla dużych firm logistycznych, jak i tych, które dopiero rozwijają się na rynku. Twórcy magazynowych systemów informatycznych tworzą produkty na dowolne potrzeby biznesowe: może to być „oprogramowanie pudełkowe” o prostej funkcjonalności (np. z możliwością drukowania dokumentacji lub zapisywania informacji w arkuszach kalkulacyjnych) lub złożone systemy informatyczne magazynowe stworzone na potrzeby konkretnej firmy.

Do czego służy system magazynowy WMS?

System magazynowy WMS to narzędzie pomagające dostawcom usług logistycznych:

• Usprawnić procesy HR i obniżyć koszty pracy;
• Przygotowywać szczegółowe raporty o stanie zapasów magazynowych;
• Przyspieszyć podejmowanie decyzji;
• Zminimalizować ryzyko produkcyjne;
• Podnosić jakość obsługi klienta.

Nowoczesne systemy zarządzania magazynem przeprowadzają analitykę w czasie rzeczywistym, co pozwala kontrolować wszystkie czynności z minimalnym prawdopodobieństwem błędu.

System zarządzania magazynem WMS efektywnie współpracuje z technologiami Internetu Rzeczy: do towaru dołączone są czujniki, które zbierają aktualne informacje o bezpieczeństwie, warunkach przechowywania i wielu innych parametrach. Wszystkie zarejestrowane dane są przekazywane do systemu WMS.

Rodzaje systemów zarządzania magazynem

Warunkowo system WMS można podzielić na 4 rodzaje:

1. Podstawowe rozwiązania. System działa tylko z ograniczoną liczbą artykułów. Odpowiedni dla małych firm o niskich obrotach;
2. Rozwiązania „in box”. Systemy WMS przeznaczone do pracy z dużą liczbą artykułów, ale niską rotacją. Z reguły wdrożenie rozwiązania „pudełkowego” nie oznacza dopasowania funkcji  systemu WMS “do siebie”. Procesy biznesowe są dostosowane do pracy systemu;
3. Adaptowalne systemy WMS. Takie rozwiązania wdrażane są od podstaw, system WMS jest dostosowywany do procesów biznesowych danej firmy. Odpowiedni dla dużych dostawców logistycznych i centrów dystrybucji;
4. Konfigurowalne systemy WMS. Są to złożone systemy, które mogą się zmieniać na każdym etapie w zależności od potrzeb biznesu. Nadają się do realizacji w magazynach o powierzchni powyżej 5000 m² o szerokim asortymencie towarów i wysokich obrotach.

Aby zrozumieć, który logistyczny system WMS będzie działał najlepiej, warto zacząć od analizy wymagań przed wdrożeniem, a już w trakcie — jasnego napisania dokumentacji technicznej. Pomoże to usprawnić system WMS na każdym etapie rozwoju biznesu, niezależnie od dostawcy IT.

Automatyzacja magazynu za pomocą WMS

Wdrożenie systemu WMS w magazynie pozwala w pełni zautomatyzować procesy.

Dostawcy usług logistycznych otrzymują następujące korzyści:

• Usprawnione procesy z minimalną szansą na błąd. Po przybyciu towaru do magazynu pracownicy umieszczają na nim unikalny kod kreskowy. Dane identyfikacyjne są zapisywane do systemu zarządzania magazynem WMS. Informacje o ruchu ładunku można następnie przeglądać w czasie rzeczywistym, co zmniejsza prawdopodobieństwo błędu;
• Poprawa jakości obsługi. Dla każdego rodzaju operacji system WMS wysyła zadanie do operatora. Pracownik nie może przejść do kolejnego etapu, dopóki oprogramowanie nie zaakceptuje prawidłowego wykonania poprzedniego zadania. Prawdopodobieństwo uszkodzenia lub nieprawidłowego skompletowania ładunku jest zredukowane do minimum, co prowadzi do wzrostu jakości usług;
• Skrócenie czasu operacji magazynowych. Magazynowy system informatyczny rejestruje lokalizację każdego ładunku w magazynie. Operatorzy nie muszą tracić czasu na szukanie towaru;
• Optymalizacja wykorzystania przestrzeni magazynowej. System WMS w magazynie wykorzystuje algorytmy, które pomagają wybrać optymalne miejsce do umieszczenia towaru. Uwzględniają wymiary, wagę, sąsiedztwo towarów i inne parametry. Jak pokazuje praktyka, pomaga to zaoszczędzić miejsce w magazynie.

Jak działa system WMS?

Przede wszystkim, przy wdrażaniu WMS, magazyn jest podzielony na kilka stref: rozładunku towaru, odstawienia towaru, długoterminowego składowania, przetwarzania i dalszego załadunku na transport.

Już w trakcie wdrażania systemu WMS wprowadzane są informacje techniczne o magazynie: ilość wyposażenia specjalnego, personelu, powierzchnia całkowita i inne. Następnie opisywane są zasady działania.

Wszystkie towary, które trafiają do magazynu, oznaczone są kodami kreskowymi, które zawierają aktualne informacje o charakterystyce magazynu. Pracownicy otrzymują skanery, które pomagają w przekazywaniu informacji do systemu WMS.

Podczas dystrybucji towarów do punktów magazynowych, system analizuje takie dane jak dopuszczalna wilgotność, warunki temperaturowe, dostawcy, zasady sąsiedztwa towarów, okres przydatności do spożycia oraz sprzedaży.

Oprogramowanie może generować optymalne rozwiązania problemów na podstawie danych w czasie rzeczywistym. Pomaga to uniknąć marnotrawstwa sprzętu magazynowego.

System WMS: wady i zalety

Zalety WMS:

• Zbieranie informacji o towarach. Wszystkie potrzebne dane w jednym miejscu — oszczędza to czas i pomaga zoptymalizować przepływ pracy;
• Łatwe raportowanie i tworzenie wykresów. Aplikacja może posiadać graficzne przedstawienie danych, co pozwala na porównanie wyników pracy firmy za dowolny okres;
• Integracja z innymi systemami elektronicznymi. Perspektywy nowoczesnego oprogramowania są prawie nieograniczone. Z każdym dniem postęp technologiczny daje nowe możliwości, dlatego warto zastanowić się nad opcją wzajemnej integracji serwisów i aplikacji w celu lepszej kontroli przedsiębiorstwa.

Wady WMS:

• Jeden błąd może doprowadzić do „reakcji łańcuchowej” w systemie. Błąd jednej osoby może teoretycznie doprowadzić do złego funkcjonowania całego magazynu;
• Konieczność dostosowania parametrów dla każdej firmy. Wszechstronność i wielofunkcyjność to niewątpliwie zalety, ale aby wdrożyć system, trzeba bardzo się postarać — przeanalizować cechy przedsiębiorstwa i uwzględnić wszystkie niuanse.

Popularne programy WMS w Polsce

Najczęściej zadawane pytania na temat „System WMS”

Podsumowując

W badaniu Logisys Sp. Z o.o. w 2014 roku w ramach „Panelu Polskich Menedżerów”, po przeanalizowaniu 346 ankiet respondentów, stwierdzono, że 77% użytkowników jest zadowolonych z możliwości systemów WMS i tempa wdrażania zmian. W ciągu ostatnich lat jakość systemów zarządzania magazynem i ich reprezentacja na polskim rynku wielokrotnie wzrosła, więc teraz ta inwestycja jest jeszcze bardziej uzasadniona.

W biznesie, jak w słynnej powieści Lewisa Carolla „trzeba biec tak szybko, jak się da, żeby pozostać w tym samym miejscu”. Nieustannie pojawiają się nowe startupy, dlatego ważne jest, aby korzystać z przydatnych technologii, jedną z nich właśnie jest system WMS.